3. Система учета документов, учетные регистры, используемые регистратором

Все документы, поступающие к Регистратору,включая документы, на основании которых открываются (закрываются) лицевые счета и счета, не предназначенные для учета прав на ценные бумаги (далее - иные счета), совершаются операции по ним, вносятся записи о зарегистрированных лицах и о ценных бумагах, представляется информация о зарегистрированных лицах, об операциях по лицевым и иным счетам или о ценных бумагах на указанных счетах, а также документы, связанные с осуществлением прав по ценным бумагам, в том числе подлежащие передаче зарегистрированному лицу или эмитенту, подлежат регистрации в системе учета документов.

Регистрация документов, предоставляемых для проведения операции в реестре и /или выдачи информации из реестра, осуществляется путем внесения записей в системе учета документов в день их поступления Регистратору.

Документы, поступившие после окончания рабочего дня подлежат регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления.

В системе учета документов, в отношении каждого поступающего документа фиксируют следующие данные

  • порядковый номер внесенной записи;
  • входящий номер документа (по системе учета Регистратора);
  • наименование документа;
  • дата и время регистрации документа Регистратором;
  • собственный исходящий номер документа (при наличии);
  • фамилию, имя, отчество (при наличии), наименование лица, в отношении которого предоставлен документ, и иной идентифицирующий признак данного лица, указанный в документе;
  • сведения о лице, предоставившем (направившем) документ, а именно:
  • для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;
  • для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество;
  • способ предоставления документов Регистратору (лично/уполномоченным представителем, почтой, посредством ЭДО, через трансфер-агента, через эмитента);
  • фамилия, имя, отчество исполнителя, осуществившего внесение записи в систему учета документов о поступлении документа;
  • дата исполнения операции в реестре; даты отказа и направления уведомления об отказе в совершении операции в реестр;
  • наименование выдаваемого документа с указанием даты и присвоенного исходящего номера;
  • фамилия, имя, отчество лица, по лицевому счету которого сформирован выдаваемый документ (отчет, уведомление, выписка по лицевому счету);
  • фамилия, имя, отчество исполнителя;
  • адресат, которому направлен (вручен) сформированный документ;
  • фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

Регистратор обеспечивает фиксацию информации о способе получения им документов (лично/уполномоченным представителем, почтовым отправлением, посредством ЭДО через трансфер-агента, через эмитента, иным способом), а также возможность ее визуализации и представления в случае поступления соответствующего запроса Банка России.

В случае поступления Регистратору документов от трансфер-агента, эмитента Регистратор фиксирует информацию о дате поступления указанных документов трансфер-агенту, эмитенту, а также возможность ее визуализации и представления в случае поступления соответствующего запроса Банка России.

По требованию лица, предоставившего документы, факт получения Регистратором документов подтверждается путем выдачи акта приема-передачи документов для проведения операций в реестре.

В системе учета документов регистрируются все формируемые Регистратором отчеты (уведомления) о совершении операций по лицевым счетам, выписки из реестра по лицевым счетам, отчеты (справки) об операциях, совершенных по лицевым счетам, уведомления об отказе в совершении операции, документы, содержащие информацию, связанную с осуществлением прав по ценным бумагам, а также иные документы, формируемые Регистратором при осуществлении деятельности по ведению реестра.

Запись в отношении каждого из вышеуказанных документов должна содержать: 

  • наименование, дату документа, а также его уникальный номер, присваиваемый при регистрации;
  • фамилию, имя, отчество (при наличии) или наименование зарегистрированного лица, по лицевому счету которого сформирован документ, если таким документом является отчет (уведомление) о совершении операции, выписка по лицевому счету или иной документ, содержащий информацию о количестве ценных бумаг на лицевом счете зарегистрированного лица (за исключением случаев составления списков владельцев ценных бумаг, списков лиц, осуществляющих права по ценным бумагам, или иных списков);
  • адресата, которому направлен (вручен) документ;
  • дату и время внесения записи в систему учета документов;
  • фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, осуществившего внесение записи в системе учета документов, либо, если запись внесена программно-техническими средствами в автоматическом режиме, указание на такие средства и автоматический режим внесения записи.