3.1. Журнал учета входящих документов

Журнал учета входящих документов – учетный регистр, представляющий собой совокупность записей, осуществленных в хронологической последовательности, о документах, связанных с ведением реестра.

Журнал учета входящих документов формируется на основании записей, внесенных в систему учета документов, в отношении каждого документа, и включает в себя следующие данные:

  • наименование документа;
  • уникальный входящий номер документа, присваиваемый ему при регистрации;
  • фамилию, имя, отчество (при наличии), наименование лица, в отношении которого предоставлены документы, и иной идентифицирующий признак данного лица, указанный в документе (при наличии). Данное требование не применяется в случае регистрации документа, содержащего перечень лиц;
  • дату и время регистрации документа в системе учета документов;
  • исходящий номер и дату документа (при наличии);
  • фамилию, имя, отчество (при наличии) или наименование лица, направившего (представившего) документ;
  • фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, осуществившего внесение записи в системе учета документов, либо, если запись внесена программно-техническими средствами в автоматическом режиме, указание на такие средства и автоматический режим внесения записи;
  • информацию о способе получения документов (лично/уполномоченным представителем, почтовым отправлением, в виде электронного документа, через трансфер-агента, эмитента, иным способом), а также возможность ее визуализации и представления в случае поступления соответствующего запроса Банка России.